Zum Inhalt springen
Nova Labs
Bibliothek
GratisGetestet · n8n 2.44.6

Belege-Eingang (Ordner) – Lite

Der Einstieg: n8n liest alle PDFs aus deinem Eingang, findet das Belegdatum (Dateiname oder PDF-Text) und legt eine Kopie als JJJJ-MM-TT_Originalname.pdf im passenden Monatsordner ab. Ohne gültiges Datum landet die Kopie im Prüfordner.

Aufwand gering · 6 Schritte, nur manueller Start KI-Starter (gratis) v1.0.0 Drop Oktober 2026
Workflow herunterladen

Setup-Video in Planung

Für „Belege-Eingang (Ordner) – Lite“ gibt es noch kein Video. Geplant ist ein echtes Screen-Recording mit Version und Datum – keine generierte Oberfläche.

Platzhalter

Was passiert

Was passiert

  • 1Liest alle PDFs aus Eingang/ – andere Dateien werden ignoriert.
  • 2Sucht das Belegdatum: zuerst im Dateinamen, sonst im PDF-Text („Rechnungsdatum“ hat Vorrang).
  • 3Legt eine Kopie unter Belege/JJJJ/MM/ ab, Umlaute werden ersetzt (ü → ue).
  • 4Kein gültiges Datum → Kopie nach Belege/_Pruefen/; der Node „Ergebnis“ zeigt die Zahlen.

Schritt für Schritt

Einrichtung

0/6 erledigt

  1. Eigene n8n-Instanz bereitstellen

    Grundeinrichtung

    Du brauchst eine selbst gehostete n8n-Instanz, Version 2.x (getestet: 2.44.6). Die Community Edition kostet selbst gehostet keine Lizenzgebühr – Server oder Rechner bezahlst du selbst.

    n8n Cloud passt nicht: Die Workflows arbeiten mit Dateien auf dem Rechner, auf dem n8n läuft. Danach http://localhost:5678 öffnen und das lokale Besitzerkonto anlegen.

    Windows / npm (Node.js 24+)
    npm install -g n8n
$env:N8N_RESTRICT_FILE_ACCESS_TO = "C:\Users\DEINNAME\Papierkram"
n8n start
    Docker
    docker volume create n8n_data
docker run -it --rm --name n8n -p 5678:5678 \
  -e GENERIC_TIMEZONE=Europe/Berlin -e TZ=Europe/Berlin \
  -e N8N_RESTRICT_FILE_ACCESS_TO=/home/node/.n8n-files \
  -v n8n_data:/home/node/.n8n \
  -v /PFAD/ZU/Papierkram:/home/node/.n8n-files/Papierkram \
  docker.n8n.io/n8nio/n8n

    Gilt für alle Workflows – einmal erledigt, überall abgehakt.

  2. n8n den Ordnerzugriff erlauben

    Grundeinrichtung

    Seit n8n 2.0 dürfen Datei-Nodes nur in freigegebenen Ordnern lesen und schreiben. Das steuert die Umgebungsvariable N8N_RESTRICT_FILE_ACCESS_TO (mehrere Ordner mit ; trennen, Standard: ~/.n8n-files).

    Ohne Freigabe meldet n8n „Access to the file is not allowed“.

    Liegt dein Papierkram-Ordner unter ~/.n8n-files, ist nichts zu tun.

    Gilt für alle Workflows – einmal erledigt, überall abgehakt.

  3. Ordner anlegen (Lite-Skript)

    Es entstehen Eingang/, Belege/_Pruefen/ und Belege/JJJJ/MM/ für Vorjahr bis vier Jahre voraus.

    Windows
    powershell -ExecutionPolicy Bypass -File vorlagen\ordner-anlegen-lite.ps1 -Ziel "$env:USERPROFILE\.n8n-files\Papierkram"
    Linux / macOS / Docker-Host
    sh vorlagen/ordner-anlegen-lite.sh ~/.n8n-files/Papierkram

  4. Workflow importieren

    In n8n einen neuen, leeren Workflow anlegen → oben rechts … → Import from File… → belege-eingang-ordner-lite.json wählen → Save.

    Alternative per Kommandozeile
    n8n import:workflow --input=workflows/belege-eingang-ordner-lite.json

  5. Basisordner eintragen

    Node Einstellungen öffnen → basisOrdner eintragen, z. B. /home/node/.n8n-files/Papierkram (Docker) oder C:/Users/DU/.n8n-files/Papierkram (Windows, mit /).

  6. Testen und prüfen

    Ein PDF in Eingang/ legen → Test workflow → im Node Ergebnis nachsehen und die abgelegte Datei öffnen. Danach den Eingang von Hand leeren.

Hake die Schritte ab – dein Stand wird nur in diesem Browser gespeichert.

Ehrliche Grenzen

Ehrliche Grenzen

  • Kein Lieferant, kein Betrag im Dateinamen, keine Belegliste, keine Kategorien.
  • Keine Duplikaterkennung: Jeder Lauf verarbeitet alle PDFs im Eingang erneut – nach dem Prüfen den Eingang leeren.
  • Nur manueller Start, kein Zeitplan. Originale bleiben im Eingang.
  • Datumserkennung per Regeln, nicht per KI. Bei mehreren Daten auf dem Beleg Stichproben prüfen.
  • Kein Ersatz für Buchhaltungssoftware, GoBD-konforme Archivierung oder Steuerberatung.