{ "name": "KI-Starter (gratis) – Belege-Eingang (Ordner) Lite", "nodes": [ { "name": "Notiz: Start", "type": "n8n-nodes-base.stickyNote", "typeVersion": 1, "position": [ -460, -440 ], "parameters": { "content": "# 📥 Belege-Eingang (Ordner) – Lite\n**KI-Starter (gratis) v1.0.1** – präsentiert von Nova Tessin.\n_Nova Tessin ist eine KI-generierte virtuelle Persona; die Workflows hat die Redaktion gebaut und getestet._\n\nLiest alle PDFs aus `Eingang/`, sucht das **Belegdatum** (Dateiname oder PDF-Text) und legt eine Kopie unter\n`Belege/JJJJ/MM/JJJJ-MM-TT_Originalname.pdf` ab. Ohne Datum → `Belege/_Pruefen/`.\n\n### Einrichtung\n1. Ordner anlegen: `vorlagen/ordner-anlegen-lite.ps1` (Windows) bzw. `.sh` – **n8n legt keine Ordner selbst an.**\n2. Im Node **Einstellungen** den `basisOrdner` eintragen.\n3. PDFs in `Eingang/` legen und **Workflow testen** (manueller Start).\n4. Ergebnis im Node **Ergebnis** ansehen, abgelegte Dateien prüfen, Eingang von Hand leeren.\n\n⚠️ n8n darf nur auf freigegebene Ordner zugreifen (`N8N_RESTRICT_FILE_ACCESS_TO`, Standard `~/.n8n-files`). Details: README.md.", "width": 560, "height": 560, "color": 4 }, "id": "a7bb636f-8a62-4db1-aa8d-42195ac2afd3" }, { "name": "Notiz: Grenzen", "type": "n8n-nodes-base.stickyNote", "typeVersion": 1, "position": [ 760, -440 ], "parameters": { "content": "## Was die Lite-Version (bewusst) nicht macht\n- **Kein** Lieferant/Betrag im Dateinamen, **keine** Belegliste (CSV), **keine** Kategorien.\n- **Keine** Duplikaterkennung: Jeder Lauf verarbeitet alle PDFs im Eingang erneut und **überschreibt** die gleichnamige Ablage-Kopie (gleicher Name, gleicher Inhalt). Deshalb nach dem Prüfen den Eingang leeren.\n- **Nur manueller Start** (kein Zeitplan).\n- Gescannte Bilder ohne Textebene werden nicht gelesen (keine Texterkennung).\n- Die Originale werden nicht gelöscht.\n\nArbeitshilfe, keine Steuer- oder Buchhaltungsberatung.\n\n_Hinweis in eigener Sache (Werbung): Der kostenpflichtige Papierkram-Autopilot ergänzt u. a. Lieferant/Betrag, Belegliste, Duplikat-Schutz, Zeitplan, Monatsübersicht und Rechnungs-Erinnerung._", "width": 600, "height": 400, "color": 6 }, "id": "e6ced8ee-ea81-427c-aa81-5ecf4356c428" }, { "name": "Manuell starten", "type": "n8n-nodes-base.manualTrigger", "typeVersion": 1, "position": [ -420, 220 ], "parameters": {}, "id": "af91c044-d8b8-4dfd-aa11-f53bea1c19c7" }, { "name": "Einstellungen", "type": "n8n-nodes-base.set", "typeVersion": 3.4, "position": [ -200, 220 ], "parameters": { "mode": "manual", "includeOtherFields": false, "assignments": { "assignments": [ { "id": "2f3edc27-fa53-4ce3-ad98-0b5b2ce34f8f", "name": "basisOrdner", "value": "/home/node/.n8n-files/Papierkram", "type": "string" } ] }, "options": {} }, "notes": "Pfad zu deinem Papierkram-Ordner. Docker-Standard: /home/node/.n8n-files/Papierkram – Windows z. B. C:/Users/DU/.n8n-files/Papierkram (Schrägstriche / verwenden).", "notesInFlow": true, "id": "5ec25081-4ced-4472-af94-425d8e867c06" }, { "name": "Eingang lesen", "type": "n8n-nodes-base.readWriteFile", "typeVersion": 1.1, "position": [ 20, 220 ], "parameters": { "fileSelector": "={{ $('Einstellungen').first().json.basisOrdner.replace(/\\\\/g, '/').replace(/\\/+$/, '') + '/Eingang/*.{pdf,PDF,Pdf}' }}", "options": {} }, "executeOnce": true, "onError": "continueRegularOutput", "id": "8c8bcf30-2532-423b-ab9c-17e4e2bc9306" }, { "name": "PDF-Text auslesen", "type": "n8n-nodes-base.extractFromFile", "typeVersion": 1.1, "position": [ 240, 220 ], "parameters": { "operation": "pdf", "binaryPropertyName": "data", "options": { "joinPages": true, "keepSource": "binary" } }, "onError": "continueRegularOutput", "id": "bacd8a46-5ab1-4961-ac5d-18e6e5ec9e43" }, { "name": "Belege umbenennen", "type": "n8n-nodes-base.code", "typeVersion": 2, "position": [ 460, 220 ], "parameters": { "mode": "runOnceForAllItems", "language": "javaScript", "jsCode": "// ===== Code-Node \"Belege umbenennen\" (Modus: Run Once for All Items) =====\n// KI-Starter (gratis) – Belege-Eingang Lite.\n// Bestimmt fuer jedes PDF das Belegdatum und den Zielpfad:\n// Belege/JJJJ/MM/JJJJ-MM-TT_.pdf\n// Kein Datum gefunden -> Belege/_Pruefen/.pdf\n// Lite-Version: keine Lieferanten-/Betragserkennung, keine Belegliste, keine Duplikaterkennung.\n\nfunction pad(n) { return String(n).padStart(2, '0'); }\n\nfunction gueltigesDatum(j, m, t) {\n const d = new Date(Date.UTC(j, m - 1, t));\n return d.getUTCFullYear() === j && d.getUTCMonth() === m - 1 && d.getUTCDate() === t && j >= 2000 && j <= 2100;\n}\n\n// Sucht ein Datum im PDF-Text. Zeilen mit \"Rechnungsdatum\", \"Datum\" o. ae. haben Vorrang.\nfunction findeDatum(text) {\n const muster = [\n { re: /\\b(\\d{1,2})\\.(\\d{1,2})\\.(\\d{4})\\b/g, f: (m) => [+m[3], +m[2], +m[1]] },\n { re: /\\b(\\d{4})-(\\d{2})-(\\d{2})\\b/g, f: (m) => [+m[1], +m[2], +m[3]] },\n ];\n const schluessel = /(rechnungsdatum|belegdatum|leistungsdatum|datum|date)/i;\n const kandidaten = [];\n text.split(/\\r?\\n/).forEach((zeile, idx) => {\n for (const mu of muster) {\n mu.re.lastIndex = 0;\n let m;\n while ((m = mu.re.exec(zeile)) !== null) {\n const [j, mo, t] = mu.f(m);\n if (gueltigesDatum(j, mo, t)) kandidaten.push({ datum: `${j}-${pad(mo)}-${pad(t)}`, prio: schluessel.test(zeile) ? 0 : 1, idx });\n }\n }\n });\n kandidaten.sort((a, b) => a.prio - b.prio || a.idx - b.idx);\n return kandidaten.length ? kandidaten[0].datum : null;\n}\n\nfunction ersetzeUmlaute(s) {\n return s.replace(/ä/g, 'ae').replace(/ö/g, 'oe').replace(/ü/g, 'ue').replace(/Ä/g, 'Ae').replace(/Ö/g, 'Oe').replace(/Ü/g, 'Ue').replace(/ß/g, 'ss');\n}\n\n// Dateinamen-tauglicher Teil: nur Buchstaben, Ziffern, Komma, Unterstrich, Bindestrich\nfunction dateinamenTeil(s) {\n return ersetzeUmlaute(String(s).normalize('NFC'))\n .replace(/&/g, 'und')\n .replace(/[^A-Za-z0-9,_-]+/g, '-')\n .replace(/-+/g, '-')\n .replace(/^[-_]+|[-_]+$/g, '')\n .slice(0, 60) || 'Beleg';\n}\n\nconst ergebnis = [];\nconst belegteZiele = new Set();\n\nfor (const item of $input.all()) {\n const bin = item.binary && (item.binary.data || Object.values(item.binary)[0]);\n if (!bin) continue; // z. B. leerer Eingang\n const original = bin.fileName || 'unbenannt.pdf';\n const ohneEndung = original.replace(/\\.pdf$/i, '');\n const text = String(item.json.text || '');\n\n let datum = null;\n let quelle = 'PDF-Text';\n let namensTeil = ohneEndung;\n // 1. Dateiname beginnt schon mit JJJJ-MM-TT -> Datum uebernehmen, nicht doppelt voranstellen\n const m = ohneEndung.match(/^(\\d{4})-(\\d{2})-(\\d{2})(?:[_ -]+(.*))?$/);\n if (m && gueltigesDatum(+m[1], +m[2], +m[3])) {\n datum = `${m[1]}-${m[2]}-${m[3]}`;\n namensTeil = m[4] || 'Beleg';\n quelle = 'Dateiname';\n }\n // 2. Sonst Datum aus dem PDF-Text\n if (!datum) datum = findeDatum(text);\n\n let ordner, dateiname;\n if (datum) {\n ordner = `Belege/${datum.slice(0, 4)}/${datum.slice(5, 7)}`;\n dateiname = `${datum}_${dateinamenTeil(namensTeil)}.pdf`;\n } else {\n ordner = 'Belege/_Pruefen';\n dateiname = `${dateinamenTeil(ohneEndung)}.pdf`;\n quelle = 'kein Datum gefunden';\n }\n // Namenskollision innerhalb eines Laufs vermeiden (_2, _3, ...)\n let ziel = `${ordner}/${dateiname}`;\n let n = 2;\n while (belegteZiele.has(ziel.toLowerCase())) {\n ziel = `${ordner}/${dateiname.replace(/\\.pdf$/i, '')}_${n}.pdf`;\n n++;\n }\n belegteZiele.add(ziel.toLowerCase());\n\n ergebnis.push({\n json: {\n Original_Datei: original,\n Datum: datum || '',\n Quelle: quelle,\n Status: datum ? 'abgelegt' : 'pruefen',\n Ablage_Datei: ziel,\n },\n binary: { data: bin },\n });\n}\n\nreturn ergebnis;\n" }, "id": "57983d23-9ef5-4a4e-a5f3-2dff9e91ae7c" }, { "name": "Beleg ablegen", "type": "n8n-nodes-base.readWriteFile", "typeVersion": 1.1, "position": [ 680, 220 ], "parameters": { "operation": "write", "fileName": "={{ $('Einstellungen').first().json.basisOrdner.replace(/\\\\/g, '/').replace(/\\/+$/, '') + '/' + $json.Ablage_Datei }}", "dataPropertyName": "data", "options": {} }, "onError": "continueRegularOutput", "id": "a1c6bab4-fdfc-4b89-a8df-f639bcbb5544" }, { "name": "Ergebnis", "type": "n8n-nodes-base.code", "typeVersion": 2, "position": [ 900, 220 ], "parameters": { "mode": "runOnceForAllItems", "language": "javaScript", "jsCode": "// ===== Code-Node \"Ergebnis\" (Modus: Run Once for All Items) =====\n// Fasst den Lauf zusammen: wie viele Belege abgelegt wurden, wie viele in _Pruefen\n// gelandet sind und welche nicht gespeichert werden konnten (z. B. Zielordner fehlt).\n\nconst geplant = $('Belege umbenennen').all().map((i) => i.json);\nconst geschrieben = $input.all(); // Ausgabe von \"Beleg ablegen\" (gleiche Reihenfolge)\nconst ok = [];\nconst fehler = [];\ngeplant.forEach((r, i) => {\n const out = geschrieben[i] && geschrieben[i].json;\n if (!out || out.error) {\n const ordner = String(r.Ablage_Datei).split('/').slice(0, -1).join('/');\n fehler.push(`${r.Original_Datei} -> ${r.Ablage_Datei} (${out && out.error ? out.error : 'unbekannter Fehler'}; existiert der Ordner ${ordner}?)`);\n } else {\n ok.push(r);\n }\n});\n\nreturn [{\n json: {\n abgelegt: ok.filter((r) => r.Status === 'abgelegt').length,\n pruefen: ok.filter((r) => r.Status === 'pruefen').length,\n fehler_anzahl: fehler.length,\n fehler_text: fehler.join('\\n'),\n dateien: ok.map((r) => `${r.Original_Datei} -> ${r.Ablage_Datei}`),\n hinweis: 'Die Originale bleiben im Eingang. Bitte Ergebnis prüfen und den Eingang danach von Hand leeren.',\n },\n}];\n" }, "id": "36faece9-41b6-4313-adc4-03c39d0e6b3c" }, { "name": "Ablagefehler?", "type": "n8n-nodes-base.filter", "typeVersion": 2.2, "position": [ 1120, 220 ], "parameters": { "conditions": { "options": { "caseSensitive": true, "leftValue": "", "typeValidation": "loose", "version": 2 }, "conditions": [ { "id": "59e23640-ca14-4df9-a338-c76f08d55c89", "leftValue": "={{ $json.fehler_anzahl }}", "rightValue": 0, "operator": { "type": "number", "operation": "gt" } } ], "combinator": "and" }, "options": {} }, "id": "fbdb8a82-5ecf-4eb7-a815-d2fd7daa11c1" }, { "name": "Fehler melden", "type": "n8n-nodes-base.stopAndError", "typeVersion": 1, "position": [ 1340, 220 ], "parameters": { "errorType": "errorMessage", "errorMessage": "={{ 'Belege-Eingang Lite: ' + $('Ergebnis').first().json.fehler_anzahl + ' Beleg(e) konnten nicht abgelegt werden. 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Details: ' + $('Ergebnis').first().json.fehler_text }}" }, "id": "216e3333-3ca6-4679-a452-86f76d283e0d" } ], "connections": { "Manuell starten": { "main": [ [ { "node": "Einstellungen", "type": "main", "index": 0 } ] ] }, "Einstellungen": { "main": [ [ { "node": "Eingang lesen", "type": "main", "index": 0 } ] ] }, "Eingang lesen": { "main": [ [ { "node": "PDF-Text auslesen", "type": "main", "index": 0 } ] ] }, "PDF-Text auslesen": { "main": [ [ { "node": "Belege umbenennen", "type": "main", "index": 0 } ] ] }, "Belege umbenennen": { "main": [ [ { "node": "Beleg ablegen", "type": "main", "index": 0 } ] ] }, "Beleg ablegen": { "main": [ [ { "node": "Ergebnis", "type": "main", "index": 0 } ] ] }, "Ergebnis": { "main": [ [ { "node": "Ablagefehler?", "type": "main", "index": 0 } ] ] }, "Ablagefehler?": { "main": [ [ { "node": "Fehler melden", "type": "main", "index": 0 } ] ] } }, "active": false, "settings": { "executionOrder": "v1", "saveManualExecutions": true, "callerPolicy": "workflowsFromSameOwner" }, "pinData": {}, "meta": { "templateCredsSetupCompleted": false, "kiStarterGratis": "1.0.1" }, "tags": [] }