Belege-Eingang (E-Mail/IMAP)

Was passiert

Was passiert

• 1Liest standardmäßig alle ungelesenen Mails im gewählten Ordner und markiert sie als gelesen.
• 2Nimmt nur PDF-Anhänge, alles andere wird ignoriert.
• 3Ab dem Node „Einstellungen“ identisch mit Workflow 1 (Erkennung, Ablage, Belegliste).

1. 1

   Eigene n8n-Instanz bereitstellen

   Grundeinrichtung

   Du brauchst eine selbst gehostete n8n-Instanz, Version 2.x (getestet: 2.44.6). Die Community Edition kostet selbst gehostet keine Lizenzgebühr – Server oder Rechner bezahlst du selbst.

   n8n Cloud passt nicht: Die Workflows arbeiten mit Dateien auf dem Rechner, auf dem n8n läuft. Danach http://localhost:5678 öffnen und das lokale Besitzerkonto anlegen.

   Windows / npm (Node.js 24+)

   npm install -g n8n
   $env:N8N_RESTRICT_FILE_ACCESS_TO = "C:\Users\DEINNAME\Papierkram"
   n8n start

   Docker

   docker volume create n8n_data
   docker run -it --rm --name n8n -p 5678:5678 \
     -e GENERIC_TIMEZONE=Europe/Berlin -e TZ=Europe/Berlin \
     -e N8N_RESTRICT_FILE_ACCESS_TO=/home/node/.n8n-files \
     -v n8n_data:/home/node/.n8n \
     -v /PFAD/ZU/Papierkram:/home/node/.n8n-files/Papierkram \
     docker.n8n.io/n8nio/n8n

   Gilt für alle Workflows – einmal erledigt, überall abgehakt.

2. 2

   n8n den Ordnerzugriff erlauben

   Grundeinrichtung

   Seit n8n 2.0 dürfen Datei-Nodes nur in freigegebenen Ordnern lesen und schreiben. Das steuert die Umgebungsvariable N8N_RESTRICT_FILE_ACCESS_TO (mehrere Ordner mit ; trennen, Standard: ~/.n8n-files).

   Ohne Freigabe meldet n8n „Access to the file is not allowed“.

   Gilt für alle Workflows – einmal erledigt, überall abgehakt.

3. 3

   Ordnerstruktur anlegen

   Grundeinrichtung

   n8n legt keine Ordner selbst an. Das Skript erzeugt Eingang, Berichte, Belege/_Pruefen und Belege/JJJJ/01–12 (Vorjahr bis vier Jahre voraus) und kopiert die Vorlage offene-rechnungen.csv.

   Windows

   powershell -ExecutionPolicy Bypass -File .\ordner-anlegen.ps1 -Ziel "C:\Users\DEINNAME\Papierkram"

   Linux / macOS / Docker-Host

   sh vorlagen/ordner-anlegen.sh ~/Papierkram

   Gilt für alle Workflows – einmal erledigt, überall abgehakt.

4. 4

   Workflow importieren

   In n8n einen neuen, leeren Workflow anlegen → oben rechts … → Import from File… → 2_belege-eingang-email-imap_VORLAGE.json wählen → Save.

   Alternative per Kommandozeile

   n8n import:workflow --input=workflows/2_belege-eingang-email-imap_VORLAGE.json

5. 5

   Postfach oder Ordner für Rechnungen festlegen

   Empfehlung: eigenes Postfach oder eigener IMAP-Ordner, z. B. per Mail-Regel „Betreff enthält Rechnung → Ordner Belege“.

6. 6

   IMAP-Zugang anlegen

   Ungetestet

   Node E-Mail-Eingang (IMAP) → Credential to connect with → Create new credential: Host, Port (meist 993), SSL/TLS an, Benutzer, Passwort. Viele Anbieter verlangen ein App-Passwort.

7. 7

   Mailbox-Namen eintragen

   Ungetestet

   Feld Mailbox Name: INBOX oder dein Ordner, z. B. INBOX/Belege (Schreibweise je nach Anbieter).

8. 8

   Basisordner eintragen

   Node Einstellungen → basisOrdner wie in Workflow 1.

9. 9

   Testmail schicken und aktivieren

   Ungetestet

   Speichern, aktivieren und eine Mail mit PDF-Anhang an dich selbst schicken. Ergebnis im Ordner und in der Belegliste prüfen.

Ehrliche Grenzen

Ehrliche Grenzen

• Verbindung zu einem echten Postfach ist ungetestet (Login, Abruf, Markieren als gelesen, reale Anhänge).
• Mehrere PDFs in einer Mail, Inline-Anhänge oder falsche MIME-Typen sind ungeprüft.
• Zugangsdaten liegen verschlüsselt nur in deiner n8n-Instanz – nie im Workflow-File.