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MitgliederGetestet · n8n 2.44.6

Belege-Eingang (Ordner)

Die Vollversion: liest PDFs aus Eingang/, erkennt Datum, Lieferant und Betrag (aus Dateiname oder PDF-Text), vergibt eine Kategorie, legt den Beleg als JJJJ-MM-TT_Lieferant_Betrag.pdf ab und ergänzt die Belegliste.csv. Mit Duplikatschutz und Zeitplan.

Aufwand mittel · 8 Schritte inkl. Aktivierung, Regeln optional Papierkram-Autopilot v1.0.1 Drop Oktober 2026
Workflow herunterladen

Setup-Video in Planung

Für „Belege-Eingang (Ordner)“ gibt es noch kein Video. Geplant ist ein echtes Screen-Recording mit Version und Datum – keine generierte Oberfläche.

Platzhalter

Was passiert

Was passiert

  • 1Erkennt Datum, Lieferant und Betrag – aus dem Dateinamen (2026-09-03_Hetzner_5,83.pdf) oder dem PDF-Text.
  • 2Vergibt eine Kategorie nach deinen Regeln (z. B. „Software & Hosting“), sonst „Sonstiges“.
  • 3Legt den Beleg unter Belege/JJJJ/MM/ ab und schreibt eine Zeile in Belegliste.csv (Semikolon, UTF-8).
  • 4Bereits erfasste Belege werden übersprungen (Abgleich über Name, Größe und Textinhalt); Namenskollisionen → _2.
  • 5Unklare Belege landen in Belege/_Pruefen/. Aktiv geschaltet prüft der Workflow alle 15 Minuten.

Schritt für Schritt

Einrichtung

0/7 erledigt

  1. Eigene n8n-Instanz bereitstellen

    Grundeinrichtung

    Du brauchst eine selbst gehostete n8n-Instanz, Version 2.x (getestet: 2.44.6). Die Community Edition kostet selbst gehostet keine Lizenzgebühr – Server oder Rechner bezahlst du selbst.

    n8n Cloud passt nicht: Die Workflows arbeiten mit Dateien auf dem Rechner, auf dem n8n läuft. Danach http://localhost:5678 öffnen und das lokale Besitzerkonto anlegen.

    Windows / npm (Node.js 24+)
    npm install -g n8n
$env:N8N_RESTRICT_FILE_ACCESS_TO = "C:\Users\DEINNAME\Papierkram"
n8n start
    Docker
    docker volume create n8n_data
docker run -it --rm --name n8n -p 5678:5678 \
  -e GENERIC_TIMEZONE=Europe/Berlin -e TZ=Europe/Berlin \
  -e N8N_RESTRICT_FILE_ACCESS_TO=/home/node/.n8n-files \
  -v n8n_data:/home/node/.n8n \
  -v /PFAD/ZU/Papierkram:/home/node/.n8n-files/Papierkram \
  docker.n8n.io/n8nio/n8n

    Gilt für alle Workflows – einmal erledigt, überall abgehakt.

  2. n8n den Ordnerzugriff erlauben

    Grundeinrichtung

    Seit n8n 2.0 dürfen Datei-Nodes nur in freigegebenen Ordnern lesen und schreiben. Das steuert die Umgebungsvariable N8N_RESTRICT_FILE_ACCESS_TO (mehrere Ordner mit ; trennen, Standard: ~/.n8n-files).

    Ohne Freigabe meldet n8n „Access to the file is not allowed“.

    Gilt für alle Workflows – einmal erledigt, überall abgehakt.

  3. Ordnerstruktur anlegen

    Grundeinrichtung

    n8n legt keine Ordner selbst an. Das Skript erzeugt Eingang, Berichte, Belege/_Pruefen und Belege/JJJJ/01–12 (Vorjahr bis vier Jahre voraus) und kopiert die Vorlage offene-rechnungen.csv.

    Windows
    powershell -ExecutionPolicy Bypass -File .\ordner-anlegen.ps1 -Ziel "C:\Users\DEINNAME\Papierkram"
    Linux / macOS / Docker-Host
    sh vorlagen/ordner-anlegen.sh ~/Papierkram

    Gilt für alle Workflows – einmal erledigt, überall abgehakt.

  4. Workflow importieren

    In n8n einen neuen, leeren Workflow anlegen → oben rechts … → Import from File… → 1_belege-eingang-ordner.json wählen → Save.

    Alternative per Kommandozeile
    n8n import:workflow --input=workflows/1_belege-eingang-ordner.json

  5. Basisordner eintragen

    Node Einstellungen → basisOrdner: Docker /home/node/.n8n-files/Papierkram (Standard), Windows z. B. C:/Users/DEINNAME/Papierkram – mit Schrägstrichen /.

  6. Mit einem echten Beleg testen

    Ein digitales Rechnungs-PDF in Papierkram/Eingang/ kopieren → Test workflow.

    Prüfen: Liegt das PDF umbenannt in Belege/JJJJ/MM/? Steht eine Zeile in Belegliste.csv? Landet es in _Pruefen, Datei nach JJJJ-MM-TT_Lieferant_Betrag.pdf benennen und erneut in den Eingang legen.

  7. Workflow aktivieren

    Ungetestet

    Oben rechts auf Active schalten. Der Workflow prüft dann alle 15 Minuten den Eingang (Intervall im Node „Alle 15 Minuten“ änderbar).

  8. Lieferanten und Kategorien anpassen

    Optional

    Node Belege erkennen öffnen. Oben stehen LIEFERANTEN_REGELN und KATEGORIE_REGELN. Suchwörter klein schreiben – die erste passende Regel gewinnt.

    Beispiel
    { suchwort: 'adobe', name: 'Adobe' },

Hake die Schritte ab – dein Stand wird nur in diesem Browser gespeichert.

Ehrliche Grenzen

Ehrliche Grenzen

  • Erkennung per Regeln (Schlüsselwörter wie „Gesamtbetrag“), nicht per KI – ungewöhnliche Layouts landen im Prüfordner.
  • Originale bleiben im Eingang (n8n 2.x kann ohne Zusatzrechte nicht löschen), werden aber nicht doppelt erfasst.
  • Keine Anbindung an lexoffice, sevDesk oder DATEV in Version 1.0.
  • Kein Ersatz für Buchhaltungssoftware, GoBD-konforme Archivierung oder Steuerberatung.